Форма ОС-4. Акт о списании основных средств. Образец и бланк 2021 года

Что такое основные средства

К основным средствам относится любое имущество предприятия, используемое для осуществления его деятельности: это могут быть материалы, техника, приборы, оборудование и т.д., иными словами все, что задействовано в трудовом процессе.

Следует отметить, что любые товарно-материальные ценности, приобретаемые организацией для работы, должны числиться на ее балансе. После того как материалы, оборудование или техника приходят в негодность, их необходимо списывать.

Читайте подробнее статью что такое основные средства

Как правильно оформить акт о списании основных средств по форме ос-4

Акт можно заполнять вручную или на компьютере.

Важное условие лишь одно: он должен содержать оригиналы подписей руководителя предприятия, а также членов комиссии по списанию.

Заверять бланк печатью строгой необходимости нет – с 2021 года юридические лица законом освобождены от обязанности использовать в своей работе различного рода клише и штемпели.

Акт составляется минимум в двух экземплярах:

  • один из которых передается в бухгалтерию предприятия, чтобы в дальнейшем на его основании бухгалтер мог отразить списание указанного в акте имущества,
  • второй остается у материально-ответственного лица, который затем отдает его на склад для того, чтобы либо утилизировать основное средств либо реализовать его.

В случае необходимости могут быть созданы и дополнительные копии акта.

2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подлинники
документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным
способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2 При регистрации
заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— дату
регистрации;

— обозначение
документа;

— наименование;

— число
листов в документе;

— формат
документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;

—  кем выпущен документ;

— подпись
о приемке документа на хранение;

— примечание
(при необходимости).

При ручной регистрации подлинников перечисленные
реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по
форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу
выполняют в электронной форме.

5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей
и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные
книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести
одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику
каждого проектного документа, являющегося единицей учета документациинезависимо от количества
листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

Примечания

1 За единицу учета документации, как правило, принимают:

— для проектной документации — текстовые и
графические документы, сброшюрованные в том (папку);

— для рабочей документации — графические и текстовые
документы, имеющие самостоятельное обозначение;

— для иной технической документации —
сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое
наименование, шифр или обозначение.

2 При регистрации документов в электронной форме,
в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.

3 При регистрации документов в бумажной форме
в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании
или восстановлении подлинника.

Предлагаем ознакомиться  Могут ли сократить женщину с ребенком до 3 лет при сокращении штата: преимущества, права

4 Подпись о
приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной
текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей
графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом
установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных
надписей).

5.2.5 Инвентарный номер
подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или
количества файлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из
нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер
подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения,
вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению
соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа
согласно ГОСТ 2.503.

5.2.6 Если подлинники
нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный
номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.2.7 Допускается в качестве
единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку),
который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные
обозначения. В этом случаетому, альбому или папке присваивают один
инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома
(альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть
предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.8 Если заменяют или
добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный
номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов
подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации,
а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям,выполненных без основных надписей,
дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла
документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10 Одновременно с
регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие
графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной
форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Примечание — При автоматизированной регистрации
инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.

5.2.11 По каждому
подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения
(изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников
осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с
карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как
правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке,
приведенном в приложении А.

5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а
регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.

5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой
проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление
строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию
или сооружению.

5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.

Предлагаем ознакомиться  Выражаем вам свое почтение и благодарим за сотрудничество - Юрист в теме

4 Порядок выдачи подлинников

5.4.1 Подлинники документов
выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в
негодность.

Выдачу подлинников для
внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений,
под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а
приложения 3 ГОСТ
2.501).

Журнал регистрации
разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3
приложения В.

5.4.2
Выдачу
подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его
заместителя) организации — держателя подлинника.

5.4.3 Перед внесением
изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него
выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр»в
соответствии с рисунком Г.

В архивные копии изменения
не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках
(альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы
выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной
форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных
электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных
документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К»,
цифру или др.)

5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех
аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен … разрешение № … от …» в соответствии с рисунком Г.2 (приложение
Г). Если аннулирование
проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5 Если взамен подлинника
на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными
установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ
хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть
поставлен штамп «Взамен подлинника» в
соответствии с рисунком Г.3 (приложение
Г).

5.4.6 Подлинники
аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих
документов, уложенными по возрастанию обозначений.

Как и сколько времени хранить акт

Весь период действия акт необходимо хранить в составе прочей актуальной документации в отдельной папке. После того, как у него истечет срок годности, его нужно передать в архив предприятия, где он должен содержаться срок, установленный нормативными документами компании или законодательством РФ (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.

Как правильно составить акт

На сегодняшний день акт о списании основных средств можно писать в произвольном виде, однако большинство работников предприятий по старинке предпочитают использовать в работе ранее общеприменимые обязательные формы бланков. Их преимущество очевидно: не нужно ломать голову над структурой и содержанием документа, поскольку все необходимые позиции в нем обозначены.

Кто пишет акт

Формированием акта о списании занимается все та же комиссия, которая признала товарно-материальные ценности негодными к применению. После того, как бланк будет заполнен, акт надо передать руководителю предприятия, без подписи которого документ не обретет законной силы.

Предлагаем ознакомиться  Подача жалобы в ФАС по 44-ФЗ: подробная инструкция | Азбука тендеров

Образец заполнения оборотной стороны формы ос-4

Оборотная сторона акта также содержит две таблицы. В первую вносятся индивидуальные параметры, служащие частью характеристики объекта, в том числе сведения о содержании драгоценных металлов.

Далее под таблицей идет несколько строк, в которых комиссия, принимающая участие в списании основных средств, выносит свое заключение (в данном случае о списании).

При необходимости указывается список дополнительных документов, идущих в качестве приложения к данному акту.

Потом комиссия ставит свои подписи напротив указанных должностей с ФИО.

Последняя таблица включает в себя информацию о:

  • произведенных затратах на списание основных средств,
  • оставшихся товарно-материальных ценностях, годных к дальнейшему применению,
  • средств, вырученных от реализации списанного имущества.

В завершение акт заверяется подписью главного бухгалтера организации.

Образец заполнения формы ос-4

  1. В начале документа, на его лицевой стороне, указываются:
    • наименование организации,
    • ее ИНН,
    • КПП,
    • структурное подразделение, к которому относится списываемое основное средство.
  2. Далее пишется основание для списания – здесь нужно поставить ссылку на какой-либо обосновывающий документ (обычно это приказ руководителя) и материально ответственное лицо (тут пишется только ФИО сотрудника).
  3. С правой стороны бланка вписываются:
    • код ОКПО фирмы (можно найти в учредительных бумагах),
    • дата списания основного средства с бухгалтерского учета,
    • номер и дата выпуска документа, ставшего основанием для списания,
    • табельный номер материально-ответственного работника.
  4. Чуть ниже указывается номер документа, дата его составления, причина списания.
  5. Справа отводится место для утверждения акта директором предприятия.

Следующая часть оформлена в виде таблицы и касается непосредственно списываемого имущества:

  • в первый столбик вносится название основного средства,
  • во второй-третий – инвентарный и заводской номера соответственно,
  • в четвертый-пятый дата выпуска изделия и дата принятия его на баланс организации.
  • в шестой столбик вносится фактический срок эксплуатации (т.е. то время, которое имущество активно применялось в работе),
  • в седьмой — стоимость объекта на момент его принятия к учету,
  • в восьмой — сумма начисленной амортизации,
  • в девятый — остаточная стоимость (значение в последнем пункте является разницей показателей из двух предыдущих столбиков).

Порядок проведения процедуры

Для того, чтобы списать с учета основные средства, необходимо для начала установить их непригодность для дальнейшего применения. Для этого в компании создается специальная комиссия, главной задачей которой является удостоверения факта дефекта, износа и т.п.

После того, как имущество будет признано окончательно неисправным, комиссия составляет специальный акт, на основе которого в организации пишется приказ о списании основных средств. Этот приказ в свою очередь служит обоснованием для составления акта о списании.

Причины для списания

Как правило, причинами списания является физический износ, моральное устаревание, неисправимая поломка, производственный брак и т.д., то есть, по сути дела, любые необратимые недостатки имущества, препятствующие его использованию.