Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)

Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом главархива ссср от 05.09.1985 n 263)

Оформление обложки дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения


4.1.24. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

4.1.25. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем организации.

4.1.26. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

Предлагаем ознакомиться  Как оформить и оплатить работу сотрудников в выходные и праздничные дни

Пример. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР)

Всесоюзный научно — исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главархива СССР.


При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации — преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Пример. Перспективный план социально — экономического развития Московской области до 1990 года.

Том. 1. Промышленность.

Перспективный план социально — экономического развития Московской области до 1990 года.

Том 2. Сельское хозяйство.


4.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример. Приказы с N 1 по N 125 Института по основной деятельности за 1985 год.

Копии.


Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.