Какие ошибки бухгалтеры допускают чаще всего при формировании и учете авансового счета-фактуры? | Контур.НДС

Что означает для покупателя?

Для покупателя получение авансового счета означает подтверждение того, что перечисленные им деньги в виде предоплаты получены продавцом (или поставщиком). Также он означает и то, что покупатель может начать пользоваться услугами или получить необходимый товар, поскольку предоплата успешно переведена.

Кроме того, он дает и право на получение вычетов (что, собственно, и является его основным назначением). Для этого при получении этого документа его необходимо сразу же зарегистрировать в книге покупок (несвоевременная или некорректная регистрация авансового счета может в дальнейшем привести к лишению прав на налоговые вычеты).

Подробно о правилах регистрации АСФ от поставщика мы рассказывали в отдельном материале.

Что представляет собой авансовый счет-фактура?

В чем специфика такого документа, как счет-фактура на аванс, и чем он отличается от других типов счетов-фактур, в частности, привычных многим плательщикам «отгрузочных»?

При детальном рассмотрении положений ст. 169 НК РФ, которая вводит счета-фактуры как юридическую категорию, можно зафиксировать, что законодатель выделяет 3 типа счетов-фактур.

  1. Документ, который выставляется при фактической реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) либо передаче прав от одного субъекта к другому. Требования к его содержанию указаны в п. 5 ст. 169 НК РФ. Неофициально подобные счета-фактуры именуются «отгрузочными».
  2. Счет-фактура, который поставщик должен выставлять покупателю по факту получения предоплаты за товар, работу. Требования к его структуре содержатся в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Счета-фактуры данного типа как раз и есть авансовые.
  3. Корректировочный счет-фактура — был введен в НК РФ как правовая категория закона от 19.07.2021 № 245. Задействуется, если поставщик снизил цену либо объем товара — с целью уточнения соответствующих данных.

Подробнее о корректировочных счетах-фактурах читайте в статье «Что такое корректировочный счет-фактура, и когда он нужен?».

Интересно, что в положениях, которые содержатся в п. 1 ст. 169 НК РФ, корректировочный счет-фактура однозначно выделен в самостоятельную категорию. Классификация же счетов-фактур на отгрузочные и авансовые осуществлена в НК РФ несколько завуалированно, однако фактически она присутствует.

Таким образом, законодатель предусматривает следующую классификацию счетов-фактур:

  • обычный счет-фактура;
  • документ, оформляемый продавцом по факту перечисления клиентом предоплаты за товар;
  • корректировочный счет-фактура.

Рассмотрим подробнее, в каких целях может быть использован авансовый счет-фактура.

Что делать с «авансовым» счетом-фактурой при расторжении сделки

Случается, что покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс. Если продавец возвращает предоплату покупателю, то стороны сделки должны поступить следующим образом.

Продавцу нужно зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге покупок. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» поставщику следует указать реквизиты тех документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда на основании пункта 4 статьи 172 НК РФ продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (см. «Минфин разъяснил тонкости заполнения книги покупок при возврате покупателю сумм предоплаты»).

Покупателю, напротив, необходимо восстановить принятый ранее вычет и заплатить НДС в бюджет. При этом он должен зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге продаж.

Иногда после расторжения сделки поставщик не возвращает деньги покупателю. Вместо этого стороны договариваются погасить задолженность каким-либо иным способом. В Налоговом кодексе нет общих указаний, может ли поставщик при подобных обстоятельствах принять вычет.

По этой причине каждую ситуацию приходится рассматривать отдельно, исходя из разъяснений чиновников и судебной практики. Так, если аванс погашен путем зачета взаимных требований, то вычесть НДС нельзя (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.10.

Обратите внимание: ошибок при заполнении счетов-фактур проще избежать, если выставлять их в электронном виде. Напомним, что обмен юридически значимыми электронными документами (накладными, счетами-фактурами, договорами) производится с помощью специальных систем через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это, в частности, сервис «Диадок» от компании СКБ Контур.

Организации и предприниматели, у которых есть электронная подпись для налоговой отчетности, могут прямо сейчас бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»

В каких случаях требуется?

Известно, что счет-фактуру выставляют на конкретный аванс. Многими бухгалтерами производится выставление счета-фактуры на производимую предоплату непосредственно в бухгалтерской программе. Однако распечатывают её только лишь по запросу потребителя. Им так намного спокойнее. Тогда они точно соблюдают все требования Налогового кодекса.

Предлагаем ознакомиться  Споры с органами опеки и попечительства — Аудит ПРО

О том, в каких случаях и когда выписывается авансовая счет-фактура, читайте здесь.

Для продавца

Для продавца этот документ также обозначает завершенность авансовой сделки и дает право на выполнение необходимых налоговых вычетов. Для этого продавец после того, как он получит от покупателя установленную сумму предоплаты (аванса), должен произвести оформление такого авансового счета (как заполнить АСФ?).

Произойти это должно не позднее, чем через 5 суток с момента зачисления средств. Составляться документ должен в двух экземплярах, после чего его нужно зарегистрировать в соответствующей книге.

В случае же, если счет составлен неверно, либо не зарегистрирован, то фирма лишается прав на вычет и может получить штраф от налогового органа.

Для физических лиц

Для обычных покупателей счет-фактура на аванс указывает на то, что перечисленные деньги получены второй стороной. Это косвенно говорит о надежности и ответственности компании, поскольку та исправно и своевременно ведет бухгалтерию.

Что такое счет-фактура на аванс и для чего нужен — сроки выставления
Счет-фактура

Для чего необходим

Ни один человек задавал вопрос, зачем же составлять счет-фактуру на предоплату. В бухгалтерии авансовый платеж служит не только доказательством намерений покупателя, но и правовым подтверждением о принятии суммы к вычету. Проще говоря, именно с помощью этого документа можно уменьшить налоговую базу.

Что такое счет-фактура на аванс и для чего нужен — сроки выставления
Составление документа

Заблуждение № 4. можно не указывать номера платежных поручений

Номера всех платежек, по которым поступил аванс от покупателя, указывать обязательно. Также нужно указать даты документов на оплату. Если аванс внесен наличными, нужно указать номер и дату приходного кассового ордера. Об этом прямо говорит Налоговый кодекс (подп. 3 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

На практике, если номер платежного поручения состоит более чем из трех цифр, в счете-фактуре пишут только три последние цифры.

Совет. Не забывайте указывать реквизиты платежных поручений, иначе покупателю могут отказать в вычете. На каждый документ оплаты выписывайте отдельный авансовый счет-фактуру.

Законодательство об асф

Кроме того, много частных моментов, касающихся именно АСФ, содержится в законе “О бухгалтерском учете”.Также в случае возникновения каких-то противоречий (например, при заполнении определенных граф или указании каких-либо сведений) можно обратиться к посланиям Министерства Финансов, относящихся к настоящей теме.

Зачем необходим этот документ?

Исходя из определения, указанного в налоговом кодексе, авансовый счет служит в качестве правового подтверждения о принятии покупателем указанных налоговых сумм к вычету. То есть, простыми словами, этот документ предназначен для получения налоговых вычетов.

Именно поэтому авансовый счет оформляется только в соответствии с установленными правилами, а бланки для его оформления должны быть строго унифицированными. Несоблюдение этих правил (например, указание неверной информации либо использование бланка с ошибками) ведет к потере компанией прав на вычеты или даже может повлечь за собой наложение штрафа.

Больше о том, в каких случаях и когда выписывается счет-фактура на аванс, читайте тут.

Как правильно выписать

В счете-фактуре должны содержаться следующие обязательные данные:

  • Дата составления документа и номер. Если нумерация слишком длинная, то можно указать только последние три цифры.
  • Во второй и шестой строках нужно отметить данные покупателя и продавца: адрес, ИНН, КПП, наименование компании или ФИО, если речь идет о физическом лице.
  • В пятой строке прописывается номер и дата платежного документа предстоящей поставки. Но если покупатель рассчитался с организацией не деньгами, а иными материальными ценностями, этот пункт можно опустить.
  • Седьмая строка должна отражать название и код валюты платежа. К примеру, российский рубль обозначается числом 643.
  • Восьмую строку нужно заполнять только в том случае, если компания участвует в государственных тендерах или аукционах и получила платеж по заключенному контракту.
Что такое счет-фактура на аванс и для чего нужен — сроки выставления
Бухгалтерия

Также в счете на аванс содержатся графы, в которых указывают следующее:

  • Название и артикул товара или рабочих услуг, за которые внесена предоплата.
  • Ставка НДС. Она рассчитывается в зависимости от категории товара или услуг. Существуют ставки 0, 10 и 20 %.

Авансовая фактура может выглядеть следующим образом:

Счет-фактура, номер 23
Дата От 13 февраля 2021 года
Продавец ( поставщик ) ООО «Гитисбург», Москва, ул.Народная,7

ИНН/КПП 77560986789/77854678909

Грузоотправитель
Грузополучатель
К платежному док-ту № 67 от 12 декабря 2021 года
Покупатель ИП Меньшов, Москва, пл.Труда, 10

ИНН/КПП 77560096789/77854988909

Валюта, код Российский рубль, 643
Идентификатор госконтракта
Наименование товара Маты спортивные
Налоговая ставка 20/100
Стоимость 15 000
Остаток платежа 78 000
Предлагаем ознакомиться  Информация Минфина России от 27 мая 2021 г. "Таблица соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемая в 2021 году"

Когда «авансовый» счет-фактура не выставляется

Есть случаи, когда приведенный выше алгоритм не действует. Так, «авансовый» счет-фактура не оформляется, если отгрузка состоялась не позднее 5-ти календарных дней с момента получения предоплаты. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 18.01.

Кроме того, без «авансового» счета-фактуры можно обойтись, если покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от обязанностей по уплате данного налога. Об этом прямо сказано в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ. Специалисты Минфина подтвердили, что указанная норма распространяется на покупателей-«упрощенщиков» (письмо от 16.03.

15 № 03-07-09/13808; см. «При получении авансовых платежей от организации, применяющей УСН, счета-фактуры можно не составлять»). От себя добавим, что под указанную норму подпадают также «вмененщики», предприниматели на ПСН, плательщики единого сельхозналога и те, кто получил освобождение по статье 145 НК РФ.

Наконец, «авансовый» счет-фактура не оформляется при экспорте товара, облагаемого по нулевой ставке. Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ предоплата за товар, который облагается по нулевой ставке, в налоговую базу не включается.

Следовательно, и «авансовый» счет-фактура здесь не нужен (письмо Минфина России 10.01.18 № 03-07-08/142; «При экспорте товаров с нулевой ставкой НДС счет-фактура на предоплату не составляется»). Это же правило применяется в ситуации, когда предоплата сделана в рамках операций, полностью освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ.

Определение понятия

Авансовый счет фактура – это документ, являющийся подтверждением того, что продавцу товаров (либо поставщику услуг) переведена покупателем часть денег в виде предоплаты. Она содержит в себе все основные сведения об участниках сделки, а также финансовую информацию (в частности, переводимую сумму, время, когда была произведена оплата, товар либо услугу, за которые эти средства были переведены).

Кроме этого, такой авансовый счет отражает в себе и налоговую информацию, благодаря чему он служит в том числе и для получения необходимых вычетов (для этого его необходимо подать в налоговую службу в течение отчетного периода).

Особенности записи предварительной оплаты

  1. При выставлении счетов-фактур пишется в графе “наименование товара…” или само наименование, или общее название группы товара, без предписания заблаговременной оплаты, договоров, счетов.
  2. В графе No 1 наименование товара обязано отвечать названию, подтвержденному в соглашении на поставку товаров. Если подобное название будет общим (к примеру, нефтепродукты, кондитерские изделия). Помимо названия товаров, в счете-фактуре нужно указать реквизиты соглашения, в счет выполнения которого получили аванс (частичная оплата).
  3. Запись “предварительная оплата” в счете на аванс создается автоматически.

Если нет данных для счетов фактур на аванс, тогда поступают по-другому. У отдельных предпринимателей зачастую появляются условия, какие не попадают под единый порядок. Проанализируем специальные случаи, сопряженные с оформлением хозяйственной операции.

Это даст возможность осознать, как быть со счетом непосредственно в книге покупок. Для учета действий и их контролирования данные документы фиксируются в особом журнале, специализированном для регистрации счета.

Отгрузка товара в счет полученной ранее предоплаты

В момент отгрузки стороны сделки еще раз регистрируют «авансовый» счет-фактуру. На этот раз поставщик делает запись в книге покупок, а покупатель — в книге продаж.

НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик может принять к вычету (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель в свою очередь обязан восстановить принятый ранее вычет (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и заплатить налог в бюджет.

Отличительные признаки

От обыкновенного счета-фактуры авансовый отличается поводом, по которому он оформляется, периодом формирования и определенными элементами оформления. Таким образом, он выставляется:

  • по факту получения от потребителя средств в результат поставок;
  • не зависимо от проведения отгрузки товара;
  • без предписания отдельных реквизитов.

Обратите внимание, в него должна вписываться сумма НДС.

Справка! Счет-фактура на аванс, как правило, содержит такую же мощь, что и отгрузочный, по такой причине пренебрегать им не следует.

Если в основном счете-фактуре была ошибка, потребуется выставить исправленный счет-фактуру, если поменялись условия сделки — корректировочный. Как правило, исправленный счет-фактура обладает таким же видом, как и первоначальный. Даже непосредственная дата, номер в строках 1 изначального и исправленного счетов-фактур — одинаковые. А отличие же счета-фактуры от исправленного:

  1. требуемые реквизиты указаны весьма правильно;
  2. заполнена строчка 1а, где приводятся номер, дата проведенного исправления.

Оформление

Какие ошибки бухгалтеры допускают чаще всего при формировании и учете авансового счета-фактуры? | Контур.НДССчет-фактуру нужно оформлять на бланке особой формы, что подтверждена Пастановлением Правительства РФ от 26.12.11 No 1137. В счет-фактуру требуется внести:

Предлагаем ознакомиться  Обязательные формы отчетности управляющей организации: содержание и периодичность — АСУ "Жилищный стандарт"

Если же в 1 день было ряд перечислений от 1-го покупателя, то в счет-фактуру потребуется вписать:

  • все платежки;
  • валюту платежа, её код;
  • необходимую сумму платежа;
  • название товара, за что перечисляется аванс (из имеющегося договора);
  • сумма НДС на тот или иной товар в формате 18/118, 10/110;
  • непосредственный размер НДС.

При наличии договора

Какие ошибки бухгалтеры допускают чаще всего при формировании и учете авансового счета-фактуры? | Контур.НДС

Если же подобное распределение нереально, в счете-фактуре укажите непосредственное наименование товаров, еще ставку НДС 18/118. В момент оформления счета-фактуры на предоплату (неполную оплату) по договорам, учитывающим разнообразные сроки поставки товаров, средства аванса (неполной оплаты) разделять не требуется.

Примеры использования

Выставляется АСФ, при перечислении авансовой оплаты за услуги либо товары. Например: компанией ООО Альфа были переведены денежные средства фирме ООО Гамма в размере 305.000 рублей за предстоящий ремонт помещений.

После того, как необходимая сумма поступила на счет ООО Гамма, последняя обязана в течение пяти дней составить АСФ (дни в данном случае берутся календарные, то есть и суббота и воскресенье в них включены, поэтому если перевод поступил в пятницу, оформить счет необходимо до конца вторника).

После того, как документ составлен, один его экземпляр остается у ООО Альфа, один – у ООО Гамма, после чего они обязаны зарегистрировать их в своих книгах покупок/продаж.

Выставлять же этот счет в налоговую службу будет нужно не позднее даты окончания текущего налогового периода. Таким образом, авансовый счет-фактура предназначается главным образом для фиксации сделки и ее налогового оформления, а в последующем и для реализации права налогоплательщика на получение необходимых вычетов по налогу.

Порядок составления и оформления этого документа строго установлен (основные моменты, касающиеся оформления и заполнения АСФ, а также его регистрации, можно найти в 169 статье НК России).

Кроме этого, авансовый счет должен быть составлен не позднее пяти суток с момента совершения сделки. Если этого не сделать, то прав на вычет можно лишиться, а инспекция, в свою очередь, может выписать штраф за отсутствие счета.

Регистрация в книге покупок и книге продаж

При перечислении предоплаты записи в книге продаж у поставщика и в книге покупок у покупателя делаются в том периоде, когда выставлен «авансовый» счет-фактура.

При отгрузке товара в счет предоплаты запись в книге покупок у поставщика делается в периоде отгрузки. Запись в книге продаж у покупателя также делается в периоде отгрузки, а не в периоде перечисления аванса.

Счет-фактура на предоплату регистрируется в книге покупок и в книге продаж так же, как и «обычный» счет-фактура. Но существуют особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей (см. табл.2 и табл. 3; примеры заполнения см. в статье «Как правильно заполнить книгу покупок и книгу продаж в случае предоплаты, а также при выставлении корректировочного счета-фактуры»).

Таблица 2

Правила заполнения отдельных полей книги покупок при регистрации «авансового» счета-фактуры

Таблица 3

Правила заполнения отдельных полей книги продаж при регистрации «авансового» счета-фактуры

Реквизиты «авансового» счета-фактуры

Счет-фактура на предоплату оформляется так же, как и «обычный» счет-фактура (правила заполнения приведены в статье «Инструкция по заполнению счетов-фактур»). Но существуют некоторые особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей «авансового» счета-фактуры (см. табл.1).

Таблица 1

Правила заполнения отдельных строк «авансового» счета-фактуры

Фиксирование в бухгалтерском учете авансового платежа

  1. Какие ошибки бухгалтеры допускают чаще всего при формировании и учете авансового счета-фактуры? | Контур.НДСПокупатель в силу 171 статьи НК РФ (пункт 12) принимает имеющийся авансовый НДС к вычету, если:
    • есть правильно утвержденный счет-фактура;
    • имеется акт, удостоверяющий оплату;
    • в соглашении закреплена вероятность предоплаты.
  2. Перечислив аванс, покупатель делает последующие проводки:
    • Дт 60 Кт 51 — перечислен аванс.
    • Дт 68 Кт 76 — задаточный НДС взят к вычету.
  3. Заносит удержание по НДС с авансов в книгу покупок с внесением номера счета-фактуры, непосредственно выписанного продавцом.
  4. Отражает задаточный НДС по строке 130 декларации по НДС.
  5. Затем восстанавливает авансовый НДС во время реализации: Дт 76 Кт 68.
  6. Отражает непосредственно в книге продаж восстановление НДС.
  7. Далее отражает в декларации НДС с авансов по строчке 090 раздела 3.

О том, как оформить и зарегистрировать счет-фактуру на аванс от поставщика, можно узнать в отдельной статье.