Правила уничтожения документов

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, машинка для уничтожения, срок хранения актов, уничтожение документов с выездом к заказчику и протокол экспертной комиссии по уничтожению документов

В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время.

С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений. В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  1. действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
  2. типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

  1. дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;
  2. дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России.

Предлагаем ознакомиться  Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт) -

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.

Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2021 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение

Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Предлагаем ознакомиться  Акт проверки санитарного состояния пищеблока ДОУ | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.

В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России.

№п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения иномера статей по перечню Примечание
02. Секретариат
1 Приказы учреждения по основной деятельности (копии) 2006–2009 6 ДМН,
ст. 19 а (прим.)
Подлинники в отделе кадров
2 Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг 2006–2021 7 5 лет
ст. 35 а
3 Положения об учреждении (копии) 2006–2021 1 ДМН
ст. 50 (прим.)
Подлинники в отделе кадров
03. Отдел кадров
4 Графики отпусков 2006–2008 4 1 год, ст. 356
5 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) 2006–2009 8 3 года
ст. 663
6 Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка) 2007–2021 3 5 лет
ст. 669
7 Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления) 2008–2021 10 5 лет
ст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2021 годы.

Описи дел постоянного хранения за 2006–2021 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области (протокол № 3 от 10.12.2009, № 1 от 13.02.2021, протокол № 2 от 15.04.2021)

Документы в количестве 39 ед.хр., весом 6 кг, сданы в ОАО «Вторсырье «на уничтожение, способом — сжигание, по приемо-сдаточной накладной от 28.03.2021 № 4.

Методы уничтожения документов

Необходимость в уничтожении может возникнуть по разным причинам – в частности, в связи с истечением установленного законодательством срока хранения документов.

Рассмотрим наиболее распространенные способы – сжигание документов, закапывание, шредирование, химическую обработку.

Весьма высокой надежностью обладает такой способ, как сжигание. В нашей стране он начал применяться довольно давно – приблизительно с середины XVIII века. Несомненными преимуществами сжигания документов является относительная простота, гарантия уничтожения при применении промышленных установок, а также возможность уничтожения как малых, так и больших объемов документации.

Существуют, однако, и недостатки: сжигание документов возможно лишь в специально оборудованном помещении и с помощью сложного оборудования, требуется тщательный контроль прогорания документов в стопках. Кроме того, сжигание документов создает определенную экологическую угрозу.

Закапывание документов – метод, который к настоящему моменту устарел; между тем, некоторое время назад он был весьма популярен, особенно в зарубежных странах.

Документы вместе с прочим мусором вывозились на свалку, где закапывались.

Ряд судебных решений, обязавших лиц, которые использовали такой способ уничтожения, выкопать и представить документы суду, резко сократил практику закапывания. Опыт показал: закопанные документы, как правило, хорошо сохраняются на протяжении длительного времени, поэтому с точки зрения надежности закапывание заметно проигрывает другим способам, например,сжиганию документов.

Оптимальным способом уничтожения бумаг, который полностью отвечает требованиям действующего законодательства, является шредирование.

Выполняемое в промышленных масштабах профессионалами, использующими специализированное оборудование, оно позволяет надежно уничтожить любые объемы документов, отличаясь при этом экологической чистотой и ценовой доступностью. Преимущества шредирования обусловили то, что этот способ часто предпочитается другим, в частности, сжиганию документов.

Химическая обработка – способ уничтожения документов, являющийся дополнительным по отношению к шредированию и применяющийся в качестве меры особой защиты.

Суть метода заключается в разрушении структуры носителя (бумаги) под влиянием химически агрессивных сред; по степени надежности способ сравним со сжиганием документов, поскольку бумага разрушается полностью. Между тем, в силу дороговизны, длительности и сложности процесса широкого распространения химическая обработка не получила.

Предлагаем ознакомиться  Учетная политика в 2021 году в программе 1С:Бухгалтерия 8 | Алматы Казахстан

Перечень специализированных фирм по крупнейшим городам рф

Город Название фирмы Телефон Условия Цены
Москва АрхиваНет 8 (495) 508-78-30 Работа по будням с 9 до 18 часов. При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. 7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день. Стоимость переработки документов:от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб) ООО «Уничтожение Документов» 8 (812) 337-10-84 Работа с 9 до 17:30. Цена работы — договорная. Подача транспорта: от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;от 500 кг — бесплатно.
Новосибирск Спецзавод Квант 7 (383) 207-55-52 Работа с 9 до 17:30.Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц. От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
Екатеринбург DOC-EKB (343) 328-31-64 Работа с 9 до 18.Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.). Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг. Вывоз на машине компании: от 2100 руб. Машина — 410 руб/ч.Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний Новгород ООО «Первая Аутсорсинговая компания» 8 (831) 233-81-00 Работа по будням с 9 до 17.Круглосуточный прием звонков. Все цены на услуги — договорные.

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  • Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  • Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  • Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  • Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.

Также шредеры разделяются на несколько уровней секретности:

  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.

Типы резки тоже имеют значение при классификации шредеров:

  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Перед самим процессом утилизации владелец документов обязан пройти через такие этапы:

  • Определение формальной ценности имеющейся документации в соответствии с регламентируемыми государством нормативными требованиями путем экспертизы.
  • Локализация (выделение) документации с закончившимся сроком хранения.
  • Формирование юридического акта о ликвидации (“О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению”), с личной подписью руководителей организации.
  • Составление и получение разрешения на утилизацию со стороны государственных органов.
  • Утилизация документов.