Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт) —

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К и переходите к образцу.

Об утверждении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, постановление леноблизбиркома от 31 мая 2005 года №121

На основании постановлений Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 22 января 1996 года N 69/586-11 «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации второго созыва» и от 8 ноября 1996 года N 01-30/3400 «О порядке хранения и передачи в архивы документов по выборам в органы государственной власти субъектов Российской Федерации и в органы местного самоуправления» и заключения Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области (прилагается). Избирательная комиссия Ленинградской области постановляет:

1. Утвердить Акт о выделении к уничтожению документов Избирательной комиссии Ленинградской области за 1994-1997 годы, не подлежащих хранению и не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

2. Создать комиссию по уничтожению документов, не подлежащих хранению, из членов экспертной комиссии Избирательной комиссии Ленинградской области в составе Н.В.Самохиной, Г.А.Кирьяновой, М.Г.Тарасовой.

3. В срок до 10 июня 2005 года комиссионно уничтожить документы согласно Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4. Контроль за выполнением постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Ленинградской области Н.В.Самохину.

ПредседательИзбирательной комиссииЛенинградской областиВ.П.ЖуравлевСекретарьИзбирательной комиссииЛенинградской области

Н.В.Самохина

УТВЕРЖДАЮПредседатель Избирательной комиссииЛенинградской области

В.П. Журавлев

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Предлагаем ознакомиться  Ответственность главного бухгалтера с 2021 года

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем.

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Приложение к постановлению. акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании постановлений Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 8 ноября 1996 года N 01-30/3400 «О порядке хранения и передачи в архивы документов по выборам в органы государственной власти субъектов Российской Федерации и в органы местного самоуправления» и от 22 января 1996 года N 69/586-II «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации второго созыва» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Избирательной комиссии Ленинградской области за 1994-1997 годы:

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дела

Дата или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела по номенклатуре или N по описи

Кол-водел (томов)

Сроки хранения дела иN статей по перечню

Примечание

Инструкции по выборам в депутаты представительных органов власти края, области, города; сметы расходов на выборы и повторные выборы; постановления

1994

5 летпост.

Переписка. Финансы

1995

5 летпост.

Основные средства

1995

5 летпост.

Авансовые отчеты, 4 квартал 1995 года

1995

5 летпост.

Финансирование выборов в ГД в 1995 году (предварительные сметы, представленные из районовфаксы о дополнительном финансировании от ТИК)

1995

5 летпост.

Банк, 4 квартал 1995 года

1995

5 летпост.

Счет N 178, «Расчеты с поставщиками и заказчиками», «Разные дебиторы и кредиторы»

1995

5 летпост.

Оборотная ведомость по счетам NN 1100100, 110200 за 1996-1997 годы

1996

5 летпост.

Перечисления ТИКам (губернаторские выборы)

1996

5 летпост.

Выборы Губернатора ЛО 1996 года, банк

1996

5 летпост.

Авансовые отчеты

1996

5 летпост.

Банк (2 полугодие 1996 года),2 квартал

1996

5 летпост.

Банк (2 полугодие 1996 года), 4 квартал

1996

5 летпост.

Авансовые отчеты за 1 полугодие 1996 года

1996

5 летпост.

Расчеты с организациями, счет N 178, 2 полугодие 1996 года

1996

5 летпост.

Касса, 2 полугодие 1996 г.

1996

5 летпост.

Банк (1 и 2 кварталы 1996 года)

1996

5 летпост.

Предлагаем ознакомиться  Минфин России: между организацией и гендиректором, являющимся ее единственным участником, трудовой договор не заключается

Расчеты с организациями, счет N 178, 1 полугодие 1996 года

1996

5 летпост.

Документы по выборам в органы местного самоуправления

1996

5 летпост.

Квартальные балансы

1996

5 летпост.

Типография, акты на бюллетени, ведомость на выдачу приглашений (местные выборы 1996 года)

1996

5 летпост.

Банковские реквизиты ТИК, «перечисления по ТИКам»

1996

5 летпост.

Распространение уч. пособий по правоведению «Избирательное право»

1996

5 летпост.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Наименование вышестоящей организации     УТВЕРЖДАЮ

Наименование организации                 __________________________________

АКТ                                            (наименование должности

_________ N ____________                 __________________________________

________________________                      руководителя организации)

  (место составления)

                                         Подпись        Расшифровка подписи

                                         Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих

хранению

На основании ______________________________________________________________

                (названия и выходные данные нормативных правовых актов,

___________________________________________________________________________

            использованных при проведении экспертизы ценности)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие  практическое  значение  следующие  документы и дела фонда N

___________________________________________________________________________

                             (название фонда)

N п/пЗаголовок дела или групповой заголовокДата дела или крайние даты делНомера номенклатур (описей) за год (s)Индекс дела (тома, части) по номенклатуреКол-во дел (томов, частей)Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечнюПримечание

12    3    4       5     6     

Итого ______________________________________ дел за _______________ год(ы).

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ год(ы) утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _________________________

___________________________________________________________________________

  (наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству 

___________________________________________________________________________

 областных (Минского городского) исполнительных комитетов» или вышестоящей организации)

(протокол ___________ N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                         Подпись     Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЦЭК (ЭК)           Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)

__________________________________    _____________________________________

    (наименование организации)                    (наименование

____________ N ___________________    _____________________________________

                                        государственного архива или органа

                                      _____________________________________

                                         Государственной архивной службы

                                      _____________________________________

                                               Республики Беларусь,

                                      _____________________________________

                                             вышестоящей организации)

                                      _________________ N _________________

Документы в количестве _______________________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ____________________________________________

                                         (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N __________

Наименование должности работника

организации, сдавшего документы           Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (лица, ответственного за архив),

внесшего изменения в учетные документы       Подпись    Расшифровка подписи

Дата

     ———————————

      Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками

комплектования государственных архивов.

      Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с

отметкой «ЭПК».

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года.

Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Перечень устанавливает следующее:

  • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.
Предлагаем ознакомиться  Приказ о дисциплинарном наказании работника: образец

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2021 года, с 1 января 2021 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  • Дата утверждения акта руководства;
  • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ — читайте здесь.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2021 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2021 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2021 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2021, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2021 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2021 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.