Бланк путевого листа индивидуального предпринимателя —

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Путевой лист входит в число обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель корпоративного автомобиля. Эта обязанность прописана в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения.  

С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое ТС юрлица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж. Это правило введено приказом Минтранса N 368 от 11.09.2020 года. 

Путевой лист — основной документ, подтверждающий фактический расход ГСМ на производственные цели. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов.

Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Основные изменения о путевых листах в 2021

Обязанность оформления путевых листов закреплена законодательством. Документ отражает основные показатели учета работы транспорта и водителей.

Заполнять форму нужно внимательно и достоверно, т.к. путевой лист предъявляется в налоговую службу для подтверждения расходов предприятия.

Главное, что изменилось в правилах оформления путевых листов в 2021 году:

  1. Появился новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»;
  2. В разделе «Сведения о транспортном средстве» надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
  3. Необходимо проставлять отметку о медосмотре и техконтроле.
  4. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме.

Не пропустите новые полезные публикации

Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.

Бланк

Форма бланка жестко законодательными актами и правилами не определена. Роскомстатом разработаны шаблоны путевок:

  • форма 3;
  • форма 4;
  • ПА-1;
  • ПГ-1;
  • прочие формы.

Но все они не являются обязательными к применению, так как нормативно-правовые акты, выпущенные позже, требуют включать в путевку расширенные сведения. Поэтому предприятие и ИП могут брать за основу указанные формы и разработать собственный шаблон путевого листа. Единственное обязательное требование — лист должен включать в себя обязательные сведения.

Бланк путевого листа индивидуального предпринимателя

Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек

В каких ситуациях оформляют путевые листы для индивидуальных предпринимателей

Если транспортное средство используется для коммерческих перевозок, то необходимо определить — требуется ли оформление путевого листа для индивидуальных предпринимателей. Согласно нормативам, оформление листа нужно, причем со строгом соблюдением установленного содержания (Приказ Минтранс №152).

В каких случаях можно не заполнять путевой лист

Не заполнять путевой лист можно в случаях, когда автомобиль организации используется в личных целях водителя.

Во всех остальных случаях с 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на любой рейс транспорта, который принадлежит организации или предпринимателю.

Для грузового автомобиля

Для грузовых авто и «Газелей», используемых в качестве грузотакси, можно использовать бланки путевых листов, разработанных на основе форм 4-С или 4-П. В этих формах дополнительно ведется учет:

  • тонно-километров в шаблоне 4-С;
  • времени работы в шаблоне 4-П.

Нужную форму каждый ИП возьмет в зависимости от выбранной схемы работы.

Для такси

Для легковых машин, используемых в качестве таксомоторов, закон не устанавливает отдельных требований к форме путевок. Но специфика работы накладывает определенные требования. В путевых листах для ИП ведется учет не только показаний одометра, но и показаний таксометра и полученных денежных средств. Для этого в шаблоне есть специальные разделы.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Приказ Министерства Транспорта РФ №152 от 18.09.2008 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Статья 12.3 КоАП РФ «Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов, предусмотренных ПДД»

Кто контролирует наличие путевого листа

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

  1. ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
  2. Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
  3. Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.
Предлагаем ознакомиться  Можно ли менять существенные условия контракта по 44-ФЗ?

Не пропустите новые полезные публикации

Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.

Образец путевого листа

Как правильно оформить графы и разделы путевого листа — интуитивно понятно с учетом данных выше разъяснений. Если по ходу оформления документов возникают вопросы, можно взять подходящие к случаю образцы. В рамках обзора можно отметить особенности заполнения путевки для таксомоторов и грузовиков.

Порядок заполнения журнала учета путевых листов

Журнал можно вести как в электронном виде, так и в бумажном варианте.Титульный лист должен содержать ФИО предпринимателя, дата начала ведения журнала, либо период, на который данный документ заведен.

После заполнения журнала его нужно прошить, скрепить подписью предпринимателя и печатью, если она предусмотрена.Основная часть журнала представляет собой таблицу и предназначена для заполнения информации по выдаваемым листам с указанием ФИО сотрудника. При возникающих особенностях маршрута заполняют графу «Примечание».

Правила заполнения путевого листа

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368.

Типовая форма путевого листа для грузового автомобиля

Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

В приказе N 368 перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в путевом листе с 1 января 2021 года:

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. сведения о перевозке.

Заполнять бланк можно и вручную, и на компьютере — как удобнее.

Уполномоченный сотрудник указывает в форме:

  1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства. 
  2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
  3. Сведения о владельце автомобиля.

Для юридических лиц:

  • наименование;
  • организационно-правовая форма;
  • адрес и телефон; 
  • ОГРН.

Для индивидуальных предпринимателей:

  • ФИО предпринимателя;
  • почтовый адрес, телефон;
  • ОГРНИП.
  1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  • Тип, марку (до 2021 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  • Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  • Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

Если водитель ездит в машине один и без груза, предрейсовый техосмотр не нужен. Если же будет хотя бы один пассажир, то проведение технического контроля обязательно (п. 2 статьи 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

  1. Раздел сведения о водителе должен содержать:

  • ФИО водителя;
  • дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  • дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.

С 2021 года введен новый порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле:

  • по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Предлагаем ознакомиться  Обеспечение исполнения контракта по 44‑ФЗ: новый порядок применения — СКБ Контур

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2021 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

Подробно о правилах проведения медицинских предрейсовых осмотров рассказали в статье.

  1. Блок сведения о перевозке (введен с 1 января 2021 года). В нем заполняются две графы:

  • Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
  • Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Кроме обязательных полей организация может добавлять в путевой лист дополнительные реквизиты. Все оформленные путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. 

С 2021 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2021 г.

Путевой лист для автобусных перевозок

Бланк путевого листа индивидуального предпринимателя -Оформление путевого листа для автобусных перевозок, в отличие от прочих транспортных услуг, включая пассажирские и грузоперевозки, имеет установленную форму. Специализированный бланк образца ПА-1 зафиксирован законодательством (Приказ №68) и обязателен к использованию.

Форма от 2000 года подверглась доработке в 2008 году и отвечает всем современным требованиям к оформлению автобусных перевозок. Путевка для автобуса, работающего у ИП, служит двум целям — адекватному расчету заработной платы водителя и контролю дорожной инспекции.

Путевой лист для автомобиля такси

Выписку производит диспетчер предприятия в начале смены, а заполнение выполняется самим водителем. Путевой лист служит основанием для сверки сданных денег и расчета заработной платы. Утвержденного бланка для службы такси не существует. Для применения подойдет стандартная форма №4 образца 1997 г., либо вариант собственной разработки с учетом соответствия набора реквизитов, указанных в Приказе №152.

Также не ограничен срок действия путевого листа. На какой временной промежуток его выписывать — дело самого ИП. Оптимально оформлять новую путевку на каждую отдельную смену. Поездок в течение смены может быть разное количество, поэтому использовать одну путевку по несколько дней не слишком удобно, как для самого водителя, так и для бухгалтерии.

Путевой лист для грузовых перевозок

Бланк путевого листа индивидуального предпринимателя -Для коммерческих грузовых перевозок, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, предусмотрена форма путевого листа ПГ-1. Ее особенность в том, что она адаптирована для предпринимателей, совершающих перевозки самостоятельно, без использования наемного труда водителей. Кроме того, существует возможность использования бланков собственной разработки, при условии наличия установленного перечня реквизитов.

Путевка должна содержать штампы о прохождении технического обслуживания, а также предрейсовом медосмотре. Если поездка носит характер товарной перевозки, то к путевке следует приложить накладную на перевозимый товар. Составлением занимается бухгалтер, диспетчер либо сам предприниматель.

После оформления на грузовой автотранспорт ИП, путевой лист следует зафиксировать в учетной книге и заверить (подписью предпринимателя). Данный документ служит обоснованием расходов на топливо и расчета зарплаты водителя автомобиля. Также в путевой лист вносится информация о времени в рейсе, включая простой, технические и аварийные остановки.

Если грузоперевозки осуществляются по заказу, то информация об этом указывается в специальном разделе, посвященном особенностям работы и использования транспортного средства. В нее входит наименование заказчика, место отправки и конечная точка следования, тип транспортируемого груза, а также длина (в км) и продолжительность перевозки.

Путевой лист ип если автомобиль в аренде

Частым вопросом является заполнение путевого листа при аренде автомобиля. Ведь оформлять путевые листы обязаны владельцы ТС. Однако, если ИП арендует автомобиль у другой организации, то он фактически и использует его, то есть является его фактическим владельцем.

Размеры санкций в 2021 г.:

  1. Согласно ст. 12.3 КоАП ч. 2 – 500 руб. для водителя.
  2. Согласно ст. 12.31.1 КоАП ч. 1 – 20 000-100 000 руб. для ИП.
Предлагаем ознакомиться  Типовые бланки, договоры - Сейчас.ру

Сколько его хранить

Различные нормативно-правовые акты устанавливают различные сроки хранения путевки, перевозки по которой завершены:

  • НК РФ обязывает хранить путевой лист 4 года;
  • Федеральный закон №402 и приказ Министерства транспорта РФ — 5 лет.

Также существует приказ Минкультуры РФ, в котором оговаривается срок хранения в 5 лет, но с условием, что в этот срок проводилась минимум одна ревизия государственными органами. По совокупности условий всех НПА можно резюмировать, что хранить путевки надо 5 лет, и продолжать хранение, если за это время не было проверок.

Важно! Министерство культуры требует хранить путевые листы не менее 75 лет, если они могут служить основанием для начисления пенсии по вредности или установления инвалидности.

Судебная практика: путевой лист ип

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 12.31.1 «Нарушение требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» КоАП РФ«Как установлено судом первой инстанции и следует из постановления, в ходе рассмотрения административного дела установлено, что 20.04.2021 г. в 12 часов 22 минут по адресу: г Москва, ул. Вешняковская, д. 1, корп. 1, выявлено невыполнение п. 4 статьи 20 Федерального закона от 10.12.1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — 196-ФЗ), выразившееся в нарушении требований о наличии трехлетнего стажа вождения у водителя ИП Серегина Геннадия Викторовича — Токтогонова Т.К., управляющего транспортным средством марки «ФОРД ГАЛАКСИ», государственный регистрационный знак УУ22077, при осуществлении ИП Серегиным Геннадием Викторовичем, согласно путевому листу (не предъявлен) выданного на период времени с 20.04.2021 г. по 20.04.2021 г., деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси на основании разрешения N 112797, действительного с 09.11.2021 г. до 08.11.2023 г., за что части 1 статьи 12.31.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность.»

Форма бланка путевого листа

Так как единой утвержденной формы бланка не существует, то следует придерживаться только наличия обязательных реквизитов в путевке. Неполное заполнение путевого листа делает его недействительным. Обязательно следует указать:

  • наименование документа и регистрационную нумерацию;
  • дата оформления и срок действия, как для выдаваемых на каждую смену, так и для путевок длительного действия;
  • полные сведения о владельце автомобиля, включая ФИО, адресные данные и телефонные номера;
  • полная информация об автомобиле, в том числе тип, марка и модификация, государственный номер и показания счетчика;
  • дата и время выезда и окончания работы;
  • сведения о водителе — ФИО, наличие медицинского осмотра (предрейсового и послерейсового).

Дополнительные разделы с информацией работе и результатах эксплуатации транспортного средства могут заполняться опционально. К сведениям о работе относятся число рейсов в течение рабочего дня, маршрут следования, а также время в пути и километраж. В результатах фиксируют суммарный пробег за смену, а также время для расчета зарплаты. Могут присутствовать отдельные разделы для фиксации простоев, аварийных и технических остановках во время работы.

Штраф за его отсутствие

За отсутствие путевого листа у индивидуального предпринимателя законом предусмотрен штраф в сумме 500 рублей. Иногда недобросовестные или некомпетентные сотрудники ГИБДД разъясняют водителю, что санкция за езду без путевки согласно КоАП РФ составляет 20 тысяч или 100 тысяч рублей.

Следует знать, что такие санкции предусмотрены только для юридических лиц, к которым ИП не относится, и эта норма закона на него не распространяется. А вот если в документе отсутствует отметка о прохождении медицинского либо технического осмотра, даже если водитель по факту получал допуск перед выездом, то в этом случае разницы между физ или юрлицом нет — санкция составляет от 5000 до 100000 рублей.

Таким образом, путевой лист нужен не только для учета и анализа ведения бизнеса. Он также необходим для предъявления сотрудникам ГИБДД, ФНС и других государственных органов. К заполнению, хранению и учету путевок следует относиться внимательно, не допуская халатного отношения.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Другие меры не предусмотрены.

Однако, отсутствие путевого листа может повлечь дополнительную, более серьезную ответственность: