Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2021 году

Основные сроки хранения

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

Законодательные основы

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

  • меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
  • меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

Как и кто определяет сроки хранения документов

В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

К указанным перечням относятся:

1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);

2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).

Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

Диадок
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Входящие бесплатно

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения.

Диадок
Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Новые сроки хранения документов в 2021 году: таблица с изменениями

Периоды времени хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, нужно было определять на основании приказа Минкультуры от 25.08.10 № 558. После этой даты следует руководствоваться Перечнем № 236. В таблице приведены наиболее важные для бухгалтеров документы, в отношении которых изменились сроки хранения.

Документ

Новый срок

Старый срок

Договор дарения (пожертвования) имущества

до ликвидации организации

постоянно

Договор лизинга

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества

постоянно

Документы по залогу недвижимости

10 лет

постоянно

Договор мены недвижимости

до ликвидации организации

5 лет

Договор поручения

15 или 10 лет в зависимости от вида имущества

5 лет

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

10 лет

5 лет

Паспорта сделок

15 лет

постоянно

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения долга

5 лет

Счета-фактуры

5 лет

4 года

Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)

6 лет

5 лет

Реестр сведений о доходах физлиц

5 лет

75 лет

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов

5 лет

срок не установлен

Справка о состоянии расчетов с бюджетом

5 лет

срок не установлен

Расчет по страховым взносам

50 лет

срок не установлен

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

постоянно

Документы о списании ОС и НМА

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

постоянно

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю

5 лет после выбытия имущества

постоянно

КУДиР при УСН

5 лет

постоянно

Предлагаем ознакомиться  Нарушение трудовых прав: ответственность работодателя, подача жалоб и сроки

В заключение еще раз отметим, что большинство документов, возникающих в процессе деятельности организации или ИП, должны храниться на протяжении нескольких лет. При этом надо не только обеспечить сохранность и неизменность документации, но и иметь возможность быстро найти ее в архиве.

Ведь налоговая инспекция может запросить документ в любой момент, а срок на подготовку ответа — всего 10 рабочих дней. Все это возможно обеспечить, если правильно организовать номенклатуру дел, сразу же распределяя всю документацию по видам и срокам хранения. Это поможет избежать не только штрафов, но и лишних трудозатрат.

Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица

Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.

Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) 5 лет (1) (1) После замены новыми
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности Постоянно
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: (1) В других организациях – До минования надобности

(2) При отсутствии годовых – Постоянно

а) сводные годовые, годовые; Постоянно (1)
б) квартальные; 5 лет (2)
в) месячные 1 год
Отчеты об исполнении смет: (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) сводные годовые; Постоянно
б) годовые; Постоянно
в) квартальные 5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовые; Постоянно
б) полугодовые, квартальные 5 лет (1)
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая; До ликвидации организации
б) промежуточная 5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки;

при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это  новое правило с 18.02.2020 )

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Постоянно
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1) (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет (1) (1) После замены новыми
Образцы подписей материально ответственных лиц 5 лет (1) (1) После смены материально ответственного лица
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности 5 лет
Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности:
а) по месту разработки и (или) утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг 5 лет (1) (1) При условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) При условии проведения внешней проверки качества работы

(3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3)
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно

(2) При условии проведения внешней проверки качества работы

а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (2)
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 10 лет (1) (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах 5 лет
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета 5 лет
Переписка по вопросам оказания платных услуг 5 лет
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5 лет
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг; До ликвидации организации
б) расчетов с организациями; 5 лет
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); 5 лет
г) депонентов по депозитным суммам; 5 лет
д) доверенностей; 5 лет
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; 5 лет
ж) расчетов с подотчетными лицами; 5 лет
з) исполнительных листов 5 лет
Предлагаем ознакомиться  Можно ли и как выселить из муниципальной квартиры прописанного человека: судебная практика, исковое заявление, с чего начать, необходимые документы, сроки и стоимость, возможные отказ, мнение юристов

Правила определения сроков

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2021 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2021 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2021 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2021.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

  • для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2021 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
  • для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
  • как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.

Получили три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2024.

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст.

Персонал
Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст.

453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных.

Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст.

402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Бухгалтерия
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236).

Предлагаем ознакомиться  Должностная инструкция оператора связи 3-го класса - Договоры и бланки

Бухгалтерия
Рассчитывайте зарплату и пособия по актуальным на сегодня правилам

Рассчитать бесплатно

Сроки хранения налоговых документов

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет.

Таковы правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

Сверка
Проведите автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

Подключиться к сервису

Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).

С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

Экстерн
Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет

Всю переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) предписано хранить пять лет. Этот срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236).

Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).

Закупки
Получайте уведомления о госзакупках для малого и среднего бизнеса

Настроить рассылку

Штрафы за нарушение порядка хранения документов

Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС. Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках «встречки», либо вообще без назначения проверки (ст.

93 и 93.1 НК РФ;  подробнее см. «ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать» и «ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование»).

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Экстерн
Подключиться к системе «Контур.Экстерн»

Кроме того, отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Здесь размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст.

Несоблюдение сроков хранения документов может стать основанием и для привлечения организации и ее работников к административной ответственности. Санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже.  Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.

25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).